Passwork được định vị là một nền tảng hợp nhất triển khai tại chỗ (on-premises) để quản lý cả password và secrets, nhằm giải quyết sự phức tạp ngày càng tăng của việc lưu trữ và chia sẻ thông tin xác thực (credential) trong các tổ chức hiện đại. Nền tảng này gần đây đã nhận được một bản cập nhật lớn, tái cấu trúc tất cả các cơ chế cốt lõi.
Passwork 7 giới thiệu những thay đổi đáng kể trong cách các credential được tổ chức, truy cập và quản lý, phản ánh phản hồi từ người dùng thực tế. Việc tái thiết kế ưu tiên tính dễ sử dụng (usability) và bảo mật, tập trung vào việc hợp lý hóa quy trình làm việc và giúp các tính năng chính dễ tiếp cận hơn.
Passwork không cố gắng phát minh lại bánh xe. Thay vào đó, nó tập trung vào việc giải quyết một vấn đề rất thực tế: làm thế nào để các doanh nghiệp giữ credential được tổ chức, an toàn và dễ tiếp cận mà không làm tăng thêm sự phức tạp hoặc rủi ro? Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những gì Passwork 7 mang lại, cách nó phù hợp với môi trường kinh doanh và điều gì làm nên sự khác biệt của nó. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các tính năng và quy trình làm việc chính của nó.
Bắt đầu: Trải nghiệm người dùng và Onboarding
Điều đầu tiên bạn nhận thấy ở Passwork 7 là giao diện mới của nó, ngay lập tức cho thấy sự tập trung vào tính đơn giản. Dashboard cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về các vault, folder, password và hoạt động gần đây. Ý tưởng rất đơn giản: hợp lý hóa quá trình onboarding và tránh làm người dùng mất tập trung khỏi các tác vụ cốt lõi của họ.
Cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực như dịch vụ công, giáo dục và chăm sóc sức khỏe, nơi nhân viên thường có ít thời gian hoặc chuyên môn kỹ thuật hạn chế. Bằng cách giảm đường cong học tập, Passwork giúp các tổ chức triển khai quản lý password an toàn một cách nhanh chóng và hiệu quả, mà không làm gián đoạn các hoạt động hàng ngày hoặc yêu cầu đào tạo người dùng chuyên sâu.
Các tùy chọn tìm kiếm và lọc đơn giản, đảm bảo người dùng có thể định vị password phù hợp mà không gặp phải sự phức tạp không cần thiết.
Vaults, folders và password
Passwork 7 sử dụng cấu trúc phân cấp để tổ chức dữ liệu:
- Vaults là các container chính cho credential.
- Folders giúp tổ chức các password liên quan trong một vault.
- Password cards lưu trữ các credential cá nhân, bao gồm username, password, URL, ghi chú, mã 2FA và tệp đính kèm.
Để thêm một password mới, người dùng chọn vault thích hợp, tạo một folder (nếu cần) và điền vào password card với các chi tiết cần thiết.
Hệ thống linh hoạt: các tổ chức có thể xây dựng cấu trúc hoặc hệ thống phân cấp của các vault và folder để phản ánh bố cục công ty nội bộ và các yêu cầu bảo mật của họ. Cách tiếp cận này cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh việc quản lý credential theo quy trình riêng của họ, cho dù đó là phản ánh sự tách biệt bộ phận nghiêm ngặt hay hỗ trợ các nhóm đa chức năng.
Các loại Vault: Phân đoạn dữ liệu
Giải pháp này giới thiệu một kiến trúc vault linh hoạt được thiết kế để cải thiện bảo mật và quản lý. Các quản trị viên có thể định nghĩa các loại vault tùy chỉnh phù hợp với cấu trúc của tổ chức, giúp việc kiểm soát quyền truy cập dữ liệu dễ dàng hơn giữa các nhóm lớn.
Có hai loại vault chính:
- User vaults: Mặc định là riêng tư, chỉ người tạo mới có thể truy cập. Chúng có thể được chia sẻ với người khác khi cần.
- Company vaults: Có thể truy cập bởi người tạo và các quản trị viên cấp doanh nghiệp (corporate administrators), những người này được tự động bao gồm để duy trì quyền giám sát.
Ngoài các tùy chọn tiêu chuẩn này, quản trị viên có khả năng thiết lập các loại vault tùy chỉnh cho các bộ phận hoặc dự án cụ thể — chẳng hạn như IT, tài chính hoặc nhân sự (HR). Đối với mỗi loại vault, có thể chỉ định các quản trị viên được chỉ định, cấu hình cấp độ truy cập và đặt các quy tắc về việc ai có thể tạo vault mới thuộc loại đó. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng người đứng đầu bộ phận hoặc trưởng nhóm IT duy trì quyền kiểm soát đối với dữ liệu nhạy cảm, hỗ trợ quản lý quyền chi tiết và đơn giản hóa việc auditing.
Quản lý quyền truy cập: Roles và Groups
Kiểm soát truy cập trong Passwork 7 dựa trên role. Quản trị viên gán các role cho người dùng, định nghĩa những hành động họ có thể thực hiện trong hệ thống. Không có giới hạn về số lượng role bạn có thể tạo, vì vậy có thể tùy chỉnh các permission một cách chi tiết khi cần.
Bạn có thể cấp cho người dùng cụ thể quyền quản lý các role và group nhất định hoặc truy cập nhật ký hoạt động (activity logs), cấp cho các quản trị viên khác quyền kiểm soát cài đặt SSO và LDAP trong khi chặn quyền truy cập vào các cấu hình hệ thống khác, hoặc tạo các role chuyên biệt theo bộ phận với các permission được điều chỉnh chính xác.
Các Group hợp lý hóa hơn nữa việc quản lý permission: bằng cách thêm người dùng vào một group, họ sẽ tự động kế thừa các permission của group đó trên các vault và folder liên quan — chẳng hạn như xem, chỉnh sửa hoặc quản lý credential.
Cấu trúc này giúp các tổ chức duy trì bảo mật và tuân thủ bằng cách đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Chia sẻ Credential: Quy trình làm việc nội bộ và bên ngoài
Passwork cung cấp một số phương pháp để chia sẻ credential:
- Chia sẻ nội bộ: Credential có thể được chia sẻ với các cá nhân hoặc group trong tổ chức (hệ thống chia sẻ nội bộ, phím tắt và chia sẻ quyền truy cập). Các permission (xem, chỉnh sửa, quản lý) được thiết lập cho từng người dùng hoặc group.
- Chia sẻ bên ngoài: Các link an toàn có giới hạn thời gian có thể được tạo để chia sẻ password với các nhà thầu bên ngoài tổ chức.
Tất cả các hoạt động chia sẻ đều được ghi lại, cung cấp một audit trail minh bạch cho việc tuân thủ và điều tra sự cố.
Quản lý Password và Secrets: Công cụ sẵn sàng cho DevOps
Một tính năng đáng chú ý là sự tích hợp của Passwork với secrets management và một API toàn diện. Ngoài password, nền tảng này còn lưu trữ các key, database logins, SSH keys, token và certificate. Secrets có thể được quản lý cùng với password, trong các vault được mã hóa chuyên dụng.
Nói cách khác, bản phát hành mới nhất hiện kết hợp hai giải pháp được phát triển đầy đủ dưới một mái nhà:
- Password manager: Một giao diện thân thiện với người dùng được thiết kế để lưu trữ và chia sẻ credential an toàn trong một nhóm.
- Secrets management system: Phần này phục vụ các nhà phát triển và quản trị viên, cung cấp quyền truy cập theo lập trình thông qua REST API, Python connector, CLI và Docker container. Các công cụ này giúp tự động hóa việc xử lý secret trong các script, service và quy trình làm việc của DevOps.
API của Passwork hỗ trợ tất cả các hành động của hệ thống, cung cấp quyền kiểm soát theo lập trình hoàn chỉnh đối với các hoạt động quản lý password và secrets. Cách tiếp cận hợp nhất này đơn giản hóa quy trình làm việc cho người dùng cuối, IT và các nhóm DevOps, giảm sự phân tán công cụ và tập trung hóa quyền giám sát. Secrets có thể truy cập thông qua giao diện web, API, CLI và Python-connector, cho phép tích hợp với các hệ thống tự động.
Giám sát an ninh và Phản ứng sự cố
Hệ thống logging toàn diện hiện cung cấp các bản ghi chi tiết về mọi hành động và thay đổi hệ thống, đảm bảo quản trị viên có tầm nhìn hoàn chỉnh về môi trường. Theo dõi thời gian thực và cảnh báo tức thì cho phép phát hiện nhanh chóng các hoạt động đáng ngờ, hỗ trợ cả yêu cầu bảo mật và tuân thủ quy định. Cho dù giám sát các nỗ lực truy cập, cập nhật credential hay thay đổi quyền, hệ thống đều cung cấp thông tin kịp thời, có thể hành động.
Quản trị viên có quyền truy cập vào các audit logs chi tiết và bảng điều khiển bảo mật (security dashboard). Trong trường hợp xảy ra vi phạm hoặc hoạt động đáng ngờ, người dùng bị lộ có thể bị chặn và các credential được xoay vòng. Các tính năng này hỗ trợ phản ứng sự cố nhanh chóng và quản lý rủi ro liên tục.
Tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp
Đối với môi trường enterprise, Passwork cung cấp tích hợp SSO và LDAP. Người dùng xác thực bằng các credential hiện có, và quản lý người dùng đồng bộ hóa với Active Directory. Điều này hợp lý hóa quá trình onboarding, offboarding và kiểm soát truy cập liên tục.
Triển khai
Để bắt đầu, hệ thống sử dụng kiến trúc zero-knowledge — credential không được lưu trữ trên thiết bị của người dùng. Thay vào đó, mọi thứ, bao gồm change logs và ghi chú, đều nằm trong một instance MongoDB chuyên dụng và được mã hóa bằng AES-256 end-to-end. Thiết lập này giữ dữ liệu nhạy cảm ngoài tầm với, ngay cả từ chính nền tảng. Nó hỗ trợ cả thiết lập single-server và multi-server cho những người cần khả năng dự phòng (redundancy) hoặc chịu lỗi (fault tolerance).
Để sử dụng hàng ngày, có một browser extension tương thích với tất cả các browser chính. Ứng dụng di động có sẵn cho cả Android và iOS, vì vậy người dùng không bị ràng buộc vào máy tính để bàn của họ. Cũng có một ứng dụng 2FA chuyên dụng để xác thực bổ sung, cũng hỗ trợ cả hai nền tảng.
Đối với các tổ chức có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt hơn, có tùy chọn bật client-side encryption ngay từ đầu. Trên thực tế, điều này có nghĩa là mọi mảnh dữ liệu (đang di chuyển hoặc được lưu trữ) đều được khóa bằng một master password duy nhất cho mỗi người dùng. Bằng cách kết hợp quản lý password và secrets, Passwork có thể giúp các doanh nghiệp giảm tổng chi phí sở hữu (total cost of ownership) của họ.
Kết luận
Passwork cung cấp một giải pháp thực tế, hợp nhất để quản lý cả password và secrets. Sự nhấn mạnh vào tính dễ sử dụng (usability), tổ chức dữ liệu linh hoạt và kiểm soát truy cập chi tiết (granular access control) giúp nó phù hợp với nhiều môi trường và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Bằng cách kết hợp quản lý password và secret trong một giải pháp, Passwork hợp lý hóa quy trình làm việc, thích ứng với các quy trình nội bộ và đơn giản hóa việc cộng tác an toàn giữa các nhóm.
Passwork có chứng nhận ISO 27001, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý an ninh thông tin quốc tế — một yêu cầu quan trọng đối với các tổ chức hoạt động trong các ngành được quy định hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Khả năng onboarding hợp lý và tích hợp của nền tảng cho phép các tổ chức bảo mật dữ liệu nhạy cảm mà không làm gián đoạn hoạt động hàng ngày. Đối với các doanh nghiệp muốn tập trung hóa việc quản lý credential và cải thiện tình hình bảo mật (security posture), Passwork 7 cung cấp một bộ công cụ toàn diện được thiết kế để triển khai nhanh chóng, liền mạch.
Để tìm hiểu thêm hoặc yêu cầu bản demo miễn phí, hãy truy cập passwork.pro.
